Pago de la factura
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El objetivo es enviar la factura el mismo día en que se suministran los bienes o servicios. Las empresas que opten por enviar las facturas en una o dos ocasiones cada mes saldrán perdiendo económicamente a largo plazo. Cada día de crédito supone un capital inmovilizado.
Al escribir la fecha de vencimiento del pago en su factura, por ejemplo «condiciones de pago: 30 días», significa que dejas un crédito de 30 días. Para alguien que acaba de iniciar un negocio esto puede ser difícil, ya que a menudo necesita capital para su negocio. Una buena idea podría ser facturar a sus clientes con prontitud y revisar sus condiciones de pago actuales. Si durante algún tiempo ha tenido condiciones de pago de 30 días, considere la posibilidad de reducirlas.
Antes de vender a un nuevo cliente a crédito, debería realizar una comprobación exhaustiva del crédito. Incluso puede valer la pena hacer esto para los clientes existentes de vez en cuando. Hay varias empresas que venden información crediticia, por ejemplo su banco o las agencias de información crediticia.
Qué es la factura
Cuando es necesario generar un pago a un proveedor, el registro de la factura recibida del proveedor (u otra documentación de solicitud de pago, como una solicitud de cheque) se aprueba y se introduce como una factura en el módulo de cuentas por pagar en Oracle. Las facturas pueden introducirse con anterioridad a la fecha en que debe producirse el cheque. En función de las condiciones de pago introducidas (por ejemplo, Inmediato, Neto 30) se selecciona la factura para incluirla en el proceso de pago, que se realiza durante la noche por la oficina central de RF. El proceso de pago genera el cheque.
Los pagos múltiples procesados en un lote de pago para un sitio de proveedor se incluyen automáticamente en un solo cheque a menos que se codifique individualmente de otra manera en el Archivo de Proveedor. El sitio del proveedor, región alternativa de pago, contiene un campo «Pagar solo». Si se codifica, pagar solo, todos los pagos procesados utilizando ese sitio del proveedor producirán un cheque separado.
Determine si el proveedor está en el Fichero de Proveedores. Si no es así, solicite que se añada el proveedor y/o que se añada la información del sitio del campus al Archivo de proveedores. Consulte la sección «Actualizaciones del Archivo de Proveedores» para obtener más información.
Significado de la fecha de la factura
Debe configurar una pasarela de pago para recibir los pagos en línea de sus clientes. Una vez configurada, puede habilitar las pasarelas de pago para esa factura haciendo clic en Cambiar en la página de detalles de la factura.
El enlace público es el enlace que se comparte a través de la opción Compartir enlace de factura o el enlace al que se accede desde el correo electrónico enviado al cliente. Sus clientes pueden acceder a este enlace para abrir la factura y pueden hacer clic en el botón Pagar ahora para pagar la factura.
Alternativamente, sus clientes pueden pagar el importe total a pagar, es decir, el pago total pendiente de todas sus facturas pendientes, haciendo clic en el enlace Pagar ahora en la parte superior de la página. Serán redirigidos a una página de pago donde podrán introducir sus credenciales y pagar en línea.
Si ha habilitado el portal de clientes para su cliente, éste puede comprobar la factura en el portal de clientes y hacer clic en Pagar ahora en la factura. Serán redirigidos a la página de pago donde pueden introducir sus credenciales y realizar el pago en línea.
Consejo profesional: Para recibir transferencias bancarias de tus clientes, puedes añadir los datos de tu cuenta bancaria a tus plantillas de facturas. Seleccione Añadir información bancaria en la pestaña Pagos de la página de detalles de su factura impagada, para añadir sus datos bancarios a la factura.
Procesamiento de facturas
Dado que este proceso es bastante complicado, una empresa puede optar por automatizar este sistema en lugar de procesar las facturas manualmente. La automatización puede mejorar la visibilidad, la productividad, la precisión y la rentabilidad del proceso de facturación de una empresa.
Una empresa de compras necesita verificar la compra, garantizar el pago correcto y entregar el pago dentro de los plazos acordados. Las facturas deben incluir la siguiente información para ayudar al proveedor y al comprador a hacer un seguimiento de sus gastos o del inventario y a actualizar sus registros financieros:
Una vez que el personal de AP verifica que la factura del proveedor contiene toda la información correcta, debe introducir los datos manualmente o mediante una herramienta de automatización y codificarlos con fines contables. La codificación del libro mayor se refiere a un sistema de codificación que facilita el seguimiento de los débitos y créditos.
Introducir manualmente estos datos puede llevar mucho tiempo al personal y conlleva el riesgo de que se produzcan errores humanos, lo que puede ser perjudicial para los registros financieros de una empresa. El uso de un sistema automatizado puede reducir los costes de procesamiento de las facturas entre un 75% y un 85% y, al mismo tiempo, disminuir los errores. Disponer de las herramientas necesarias para el seguimiento de estos datos también mejora el acceso a los datos de las facturas, lo que mejora el servicio a los proveedores y permite agilizar los pagos.