Plantilla de base de datos de Excel
Contenidos
Si quieres crear una base de datos, MS Access es la herramienta que idealmente deberías buscar. Sin embargo, es un poco complicado aprender y dominar las técnicas de MS Access. Ayudaría si tuvieras tiempo suficiente para dominarlas. En estos casos, puedes utilizar Excel como un buen recurso para crear una base de datos. Es más fácil introducir, almacenar y encontrar información específica en la base de datos de Excel. Una tabla de Excel bien estructurada y con un buen formato puede considerarse como una base de datos en sí misma. Por lo tanto, todo lo que tienes que hacer es crear una tabla que tenga un formato adecuado. Si la tabla está bien estructurada, puedes ordenar los datos de muchas maneras diferentes. Además, puede aplicar los filtros a los datos bien estructurados para cortarlos según sus necesidades.
He añadido los primeros ID de los empleados. Digamos D01, D02, D03 y luego he arrastrado el resto hasta la fila 12 usando Fill Handle. La segunda columna en adelante contiene la información general del empleado como Nombre, Apellido, Designación y Salario. Introduzca esta información en las celdas manualmente según sus datos. Asegúrese de que el formato de la columna Salario se aplica a todas las celdas de la columna (de lo contrario, esta base de datos puede causar un error durante su uso).
Plantilla de formulario de entrada de datos de Excel
El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez creada la tabla, utilice las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar los registros de la base de datos para encontrar información específica.
Al introducir los datos, es importante asegurarse de que se introducen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los títulos de las columnas, no dejes ninguna otra fila en blanco al introducir los datos. Además, asegúrate de no dejar ninguna celda vacía.
Los errores de datos causados por la introducción incorrecta de datos son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se introducen correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.
La primera fila de Criterios especifica los nombres de los campos. Todas las demás filas de Criterios representan un filtro, un conjunto de restricciones sobre los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación de consulta por ejemplo e incluyen un valor a comparar o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Algunos ejemplos de restricciones son: «Chocolate», «42», «>= 42» y «<> 42». Una celda vacía significa que no existe ninguna restricción en el campo correspondiente.
Formularios de Excel
En dos artículos, Using Access or Excel to manage your data y Top 10 reasons to use Access with Excel, se analiza qué programa es el más adecuado para una tarea concreta y cómo utilizar Excel y Access juntos para crear una solución práctica.
La importación de datos es una operación que puede resultar mucho más sencilla si se dedica algún tiempo a preparar y limpiar los datos. Importar datos es como mudarse a una nueva casa. Si limpias y organizas tus posesiones antes de mudarte, instalarte en tu nuevo hogar es mucho más fácil.
Nota: Si sus necesidades de limpieza de datos son complejas, o no tiene tiempo o recursos para automatizar el proceso por su cuenta, puede considerar la posibilidad de recurrir a un proveedor externo. Para obtener más información, busque «software de limpieza de datos» o «calidad de datos» en su motor de búsqueda favorito en su navegador web.
Durante la operación de importación en Access, querrá tomar buenas decisiones para recibir pocos errores de conversión (si es que hay alguno) que requieran una intervención manual. La siguiente tabla resume cómo se convierten los formatos numéricos de Excel y los tipos de datos de Access cuando se importan datos de Excel a Access, y ofrece algunos consejos sobre los mejores tipos de datos para elegir en el Asistente de importación de hojas de cálculo.
Excel crea una base de datos relacional
Este artículo cubre el proceso básico de iniciar Access y crear una base de datos que se utilizará en máquinas de escritorio, no en la Web. Se explica cómo crear una base de datos de escritorio utilizando una plantilla, y cómo construir una base de datos desde cero creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. También explica algunas técnicas que puede utilizar para introducir los datos existentes en su nueva base de datos.
La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, ver el contenido destacado de Office.com, es decir, cualquier cosa que se pueda hacer con Access en un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, en lugar de dentro de una base de datos.
Las partes de aplicación son una función que permite utilizar varios objetos de base de datos relacionados entre sí como si fueran uno solo. Por ejemplo, una parte de aplicación puede consistir en una tabla y un formulario basado en la tabla. Puedes añadir la tabla y el formulario al mismo tiempo utilizando la parte de aplicación.
Access incluye una serie de plantillas que puede utilizar tal cual o como punto de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios, macros e informes necesarios para realizar una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden utilizar para hacer un seguimiento de los asuntos, gestionar los contactos o llevar un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen algunos registros de muestra para ayudar a demostrar su uso.