Qué es el sistema de mantenimiento de registros
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Necesitas buenos registros para controlar el progreso de tu negocio. Los registros pueden mostrar si su negocio está mejorando, qué artículos se están vendiendo o qué cambios necesita hacer. Unos buenos registros pueden aumentar las probabilidades de éxito del negocio.
Necesita buenos registros para preparar estados financieros precisos. Entre ellos se encuentran las cuentas de resultados y los balances. Estos estados pueden ayudarle a tratar con su banco o sus acreedores y a gestionar su negocio.
Recibirá dinero o bienes de muchas fuentes. Sus registros pueden identificar las fuentes de sus ingresos. Necesita esta información para separar los ingresos empresariales de los no empresariales y los ingresos imponibles de los no imponibles.
Su base es la cantidad de su inversión en la propiedad a efectos fiscales. Utilizará la base para calcular la ganancia o pérdida en la venta, intercambio u otra disposición de la propiedad, así como las deducciones por depreciación, amortización, agotamiento y pérdidas por accidente.
Necesita buenos registros para preparar sus declaraciones de impuestos. Estos registros deben respaldar los ingresos, los gastos y los créditos que usted declara. Por lo general, son los mismos registros que utiliza para controlar su negocio y preparar su estado financiero.
¿Qué es el mantenimiento de registros?
Una de las preguntas más frecuentes a las que se enfrentan los contables es qué registros contables debe llevar una empresa y durante cuánto tiempo. No es de extrañar, ya que el mantenimiento de registros puede representar una importante carga administrativa con costes asociados. También puede dar lugar a sanciones en caso de que una empresa no lleve los registros que debe conservar. Esta hoja informativa le indicará qué registros contables debe llevar una empresa y durante cuánto tiempo.
Todas las empresas están obligadas a llevar registros que sean suficientes para mostrar y explicar las transacciones realizadas, que permitan determinar la situación financiera de la empresa con una exactitud razonable en cualquier momento y que permitan a los directores asegurarse de que las cuentas de la empresa cumplen los requisitos de la Ley de Sociedades.
Los registros contables deben contener entradas diarias de todas las sumas de dinero recibidas y gastadas por la empresa y los asuntos a los que se refieren, así como un registro de los activos y pasivos de la empresa.
Notas de mantenimiento de registros pdf
Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si está deduciendo las comidas y el entretenimiento, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que necesitas guardar tus registros «tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos.» En general, esto significa que necesitas conservar tus registros fiscales durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).
Digamos que presentó su declaración de impuestos de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que conservar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
Importancia del mantenimiento de registros pdf
Los libros de cuentas/registros contables tienen que ser mantenidos si los ingresos brutos son más de 1.50.000 rupias en los 3 años anteriores para una profesión existente. Esto también se aplica a una profesión de nueva creación cuyos ingresos brutos se espera que sean más de 1.50.000 rupias.
Los libros de contabilidad de cada año deben conservarse durante un período de 6 años a partir del final de ese año: Si no mantiene los libros de cuentas según lo prescrito, se le puede imponer una sanción de 25.000 rupias o, en algunos casos, cuando tenga transacciones internacionales y no haya mantenido la información y los documentos de dichas transacciones, el 2% del valor de cada transacción internacional.Sería diligente mantener sus libros de cuentas y llevar un control de todos sus gastos e ingresos de forma metódica.
Si el contribuyente no mantiene los registros contables según los requisitos de la sección 44AA, se puede imponer una sanción en virtud de la sección 271A. La sanción máxima que se puede imponer es de 25.000 rupias. Sin embargo, si el contribuyente puede demostrar que existe una causa razonable para no mantener los registros contables, dicha sanción no puede ser impuesta.