¿Qué es un registro en Administración?

Mantenimiento de registros

Aunque la gestión de los registros de una empresa no es un centro de beneficios, su manejo incorrecto puede dar lugar a sanciones económicas o a litigios. Mantener unos buenos registros ayuda a las empresas a proteger la memoria institucional y a conservar las pruebas de las actividades, transacciones y decisiones. Un sistema eficaz de gestión de registros puede ahorrar dinero en almacenamiento y mejorar la eficiencia de una organización. Aplique un plan sólido de gestión de registros antes de que sea demasiado tarde.

En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de archivos: aprende las bases de un buen programa de gestión de archivos, cómo implementarlo, por qué debe formar parte de cualquier empresa y quién debe participar en el proceso. También hablaremos del ciclo de vida de la gestión documental y, de paso, los expertos aportarán sus consejos.

La gestión de archivos (RM), también conocida como gestión de archivos e información (RIM), es una función organizativa responsable de la creación y el mantenimiento de un sistema para tratar los archivos a lo largo del ciclo de vida de una empresa. La GR incluye todo, desde la creación de un registro hasta su eliminación. Esencialmente, comprende todo lo que forma parte de una transacción comercial.

Quién es el responsable de la gestión de registros en la organización nhs

En la actualidad, las perspectivas de los profesionales de la gestión de registros están por encima de la media para los que trabajan en el ámbito sanitario. En primer lugar, el sector sanitario está creciendo a medida que la población envejece y se necesita más personal en todas las áreas. En segundo lugar, según la Sociedad Canadiense de Ciencias Médicas de Laboratorio, las organizaciones sanitarias están convirtiendo actualmente los historiales de los pacientes del papel al formato electrónico y, por tanto, necesitan empleados con conocimientos especializados en la gestión de la información y el control de los documentos.

La recuperación rápida y fácil de la información es una parte esencial del éxito de una organización. Los gestores de información y registros ayudan a las organizaciones a controlar sistemáticamente su información más vital. Aprende los estándares de la industria y las mejores prácticas para ordenar, clasificar, mantener y archivar todas las formas de documentos electrónicos e impresos.

Las prácticas reflejan las prácticas comerciales del anfitrión de las prácticas, lo que incluye la colocación durante el horario comercial estándar. El transporte al lugar de las prácticas es su responsabilidad y puede requerir un viaje fuera de su comunidad de residencia. Si rechaza un lugar de prácticas asignado, tendrá que encontrar su propio lugar y obtener la aprobación del departamento antes del comienzo de sus prácticas.

Proceso de gestión de registros

Los beneficios de la gestión de registros incluyen una gestión más eficaz de sus registros actuales (tanto en papel como en formato electrónico); un nivel reducido/eliminado de redundancias en el mantenimiento de registros; una reducción de los costes de los equipos y suministros de almacenamiento de registros; y un aumento del espacio de oficina utilizable mediante la eliminación del almacenamiento innecesario de archivos. Además, la gestión de registros proporciona responsabilidad institucional y acceso oportuno a la información en DeepL.

Toda la información creada, enviada y recibida en el curso de su trabajo es potencialmente un registro. Los registros proporcionan evidencia de las actividades y funciones de su unidad. El hecho de que algo sea un registro de la Universidad (en contraposición a los registros de la Facultad relativos a la enseñanza / investigación o a los registros personales) depende de la información que contenga y del contexto de su creación. Los registros pueden estar en papel, en formato digital o en otros formatos. Algunos ejemplos son:

Política de gestión de documentos

El proceso de gestión de documentos ayuda a garantizar que los documentos históricamente significativos, incluidos los electrónicos, se transfieran sin problemas a los archivos para su conservación permanente. Mantener la comunicación con los creadores y gestores de los documentos aumenta la eficacia y reduce los costes al garantizar que los documentos se transfieren y recuperan de forma eficiente.

El Proyecto de Gestión de la Información y los Documentos del Renacimiento de Londres ha elaborado una serie de herramientas y guías para el personal que desarrolla la gestión de la información o los documentos. Aunque están dirigidos al personal de los museos, los principios son aplicables a quienes no son especialistas en gestión de registros.

El presente marco de gestión de la retención y la transferencia ha sido concebido para apoyar el mantenimiento de registros en el sector de las organizaciones benéficas y de voluntariado. Las organizaciones benéficas y de voluntariado desempeñan un papel importante dentro de nuestra sociedad, representando una variedad de aspectos de la vida cotidiana.

Los archiveros y los gestores de documentos comparten un interés común en la gestión del ciclo de vida de los documentos y este marco une los enfoques de la conservación de documentos de la archivística y la gestión de documentos. El marco proporciona herramientas que ambas profesiones pueden utilizar para gestionar cada etapa del ciclo de vida de los documentos de archivo, así como reglas modelo para la conservación de los mismos.

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