▷ ¿Quién elabora el registro de actividades de tratamiento?

Registro de actividades de tratamiento de Ico

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Registro de actividades de tratamiento de Ico
Cnil dpia
Ejemplo de registro de procesamiento de datos
Registro del tratamiento

Un registro de tratamiento de datos es un registro de los datos personales que usted trata y con quién comparte estos datos. Si recoge datos personales para su investigación, debe registrarlos en el registro de tratamiento de datos.

La universidad mantiene un registro central del tratamiento de datos personales. La universidad debe poder demostrar que toma medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales. Esto se lleva a cabo en el registro de tratamiento de datos, que establece:

Si va a iniciar un nuevo proyecto de investigación en el que se utilicen datos personales, debe hacer constar en el registro de tratamiento de datos para investigadores cómo va a tratar los datos. Puede utilizar el plan de gestión de datos (PGD) para describir cómo espera procesar los datos y qué acuerdos ha alcanzado.

Para cualquier pregunta sobre el registro de tratamiento de datos para investigadores, póngase en contacto con su responsable de privacidad o con el Punto de Servicio de Privacidad. Si tiene preguntas y consejos generales sobre el tratamiento de datos personales y la redacción de un DMP, póngase en contacto con el Centre for Digital Scholarship.

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Se recomienda iniciar hoy mismo el registro de las actividades de tratamiento. Le dará una visión inmediata de la información que necesita para cumplir con todas las demás obligaciones que se derivan del GDPR, como la elaboración de acuerdos de tratamiento. Este registro es un documento, por ejemplo en Excel. El registro debe ser elaborado por el responsable y el encargado del tratamiento. Este registro se actualiza continuamente y debe contener información sobre el tratamiento, como los datos de contacto de los responsables y los encargados del tratamiento, los diferentes fines de los procesos y las categorías de datos personales.

El responsable del tratamiento determina la finalidad y los medios de la actividad de tratamiento, por ejemplo cuando su empresa procesa los datos personales de los empleados. Un ejemplo es una nómina. La empresa es responsable de estos datos y, por tanto, es el responsable del tratamiento.

El encargado del tratamiento procesa los datos personales para el responsable del tratamiento. Por ejemplo, la oficina de administración de nóminas que paga todos los salarios de su empresa. El encargado del tratamiento también tiene que llevar un registro de las actividades de tratamiento. Este registro difiere del registro del responsable del tratamiento; no es tan amplio.

Ejemplo de registro de procesamiento de datos

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Registro del tratamiento

Una buena manera de empezar es realizar una auditoría de la información o un ejercicio de mapeo de datos para aclarar qué datos personales tiene su organización y dónde. Es importante que todos los miembros de la organización participen en el proceso; esto puede ayudar a garantizar que no se pase nada por alto a la hora de mapear los datos que su organización procesa. También es importante que la alta dirección se implique en el proceso para que el ejercicio de documentación cuente con el apoyo y los recursos necesarios.

Una vez que tenga una idea básica de qué datos personales tiene y dónde se conservan, estará en buena posición para empezar a documentar la información que debe registrar según el GDPR del Reino Unido. Depende de usted cómo lo haga, pero creemos que estos tres pasos le ayudarán a conseguirlo:

La documentación de sus actividades de procesamiento debe ser por escrito; esto puede ser en papel o en forma electrónica. Por lo general, la mayoría de las organizaciones se beneficiarán de mantener su documentación en formato electrónico para poder añadir, eliminar y modificar fácilmente cuando sea necesario. La documentación en papel puede ser adecuada para organizaciones muy pequeñas cuyas actividades de tratamiento cambian raramente.